Är du en proaktiv, positiv och service-minded person med ett enastående öga för detaljer och att se vad som behöver göras? Då ska du läsa mer och söka till den här rollen som Office Manager på vårt trevliga kontor på Grev Turegatan högst upp i Sturegallerian i Stockholm!

Som Office Manager hos oss på IPG Mediabrands behöver du vara välorganiserad och strukturerad. Du är den första våra besökare möter i receptionen och du säkerställer att kontoret alltid ser inbjudande ut för besökare och medarbetare.

I rollen ingår även en del administrativt arbete för att supportera vår ekonomiavdelning samt delaktighet i att organisera olika interna arrangemang tillsammans med vår trivselgrupp.

För att lyckas i den här rollen har du starka organisatoriska färdigheter, ett öga för detaljer, skicklighet i att prioritera uppgifter och möta deadlines.

Ansvarsområden

Hantera dagliga sysslor i receptionen och på kontoret; ta emot besökare, posthantering, boka bud, inköp av kontorsmaterial och övrigt som behövs till kontoret
Samordna och boka interna möten, hjälpa till att fixa inför möten och iordningsställa mötesrum
Se till att alla ytor på kontoret alltid är undanplockade och inbjudande, inklusive mötesrum och köksytor
Samordna och boka resor och hotell. Ansvara för vårt resesystem.
Vara huvudkontaktperson för leverantörer (t ex städfirma och fastighetsägare)
Vara delaktig i att organisera och genomföra interna evenemang såsom AW, sommar- och julfest och andra trevligheter, tillsammans med vår trivselgrupp
Vid behov hjälpa till med interna projekt och ge stöd till olika team inom organisationen.
Ca 25% av din roll kommer vara administrativa uppgifter för att supporta vår ekonomifunktion, där du bland annat kommer lägga upp leverantörer i vårt affärssystem Marathon, hantera vår leverantörsreskontra och kontera leverantörsfakturor, boka in/-utbetalningar, vara behjälplig i månadsboksluten och hantera vår financemejl.

Kvalifikationer

Tidigare erfarenhet från servicefunktion, administration och enklare ekonomiassistenuppgifter
Kunnig i Microsoft Office 365
Ha god systemvana och lätt för att lära
Organisatorisk och mycket uppmärksam på detaljer
Stark förmåga att multitaska och prioritera uppgifter effektivt i en snabbrörlig miljö samt uppfylla deadlines
Proaktivt tankesätt med fokus på problemlösning och kontinuerlig förbättring
Kunna arbeta självständigt och ta initiativ i att hantera uppgifter och ansvar
God kommunikationsförmåga och flytande i engelska och svenska, både muntligt och skriftligt

Om rollen

Detta är en tillvidareanställning med inledande 6 månaders provanställning, på plats på vårt kontor på Grev Turegatan i Stockholm.

Om oss

Vi är Mediabrands; 13 000 kundfokuserade konsulter specialiserade inom media och marknadsföring. Genom vår breda varumärkesportfolio och en företagskultur som bygger på samverkan och samarbete, kan vi skapa förutsättningar för våra kunder att investera smartare och få sina affärer att växa – nu och i framtiden.

I Stockholm är ett team på ungefär 75 dedikerade marknadsförare; specialister och kundansvariga som sitter i trevliga lokaler så centralt man kan komma, högst upp på Grev Turegatan 11 i Stockholm.