VD-sekreterare

We are looking for you who wants to be part of an exciting journey where you, in your role as CEO Assistant, have an incredibly central and important role in ensuring that the business operates as optimally as possible. This is the perfect role for you who enjoys working in a growing and dynamic organization, where you will work with a forward-thinking and innovative team and be a part on our journey of Building Adaptable Societies.   About the Role In the role as CEO Assistant, you will support the CEO, Johanna Persson, and ensure that she has a good and optimal flow in her work agenda. Your days will vary, but common tasks include:   Preparation and administration of board- and management meetings - invitations, agendas, materials, notes for the management team, and follow-up actions Email and calendar management Responsible for ongoing, varied meetings and logistics around travel, sometimes accompanying Acting as the CEO's extended arm, listening to the organization Leading and managing office projects, such as events and improvements Overall responsibility for facility management - contracts, supplier contacts, etc.   Your profile We are looking for you who has worked as a CEO Assistant or Executive Assistant in international environments for several years. You need to be accustomed to providing support at a high level and coordinating meetings for both management and the board. As a person, we see that you are social and have an ease in building relationships. You thrive on being a central figure in the company and have a can-do attitude that helps you find solutions to both small and large issues. You are also self-reliant and structured with high integrity. You appreciate working proactively, solution-oriented, and always deliver high-quality work. You have excellent knowledge and experience of Microsoft Office and are fluent in both Swedish and English, spoken and written.   About Adapteo Group Adapteo Group is the leading adaptable space partner in Northern Europe. We develop, build, rent out and sell adaptable buildings for schools, daycares, care centres, offices, and accommodation. With our modular and circular building solutions, our customers can transform, repurpose, scale up and scale down based on their changing needs. That is how we build adaptable and sustainable societies (see our circular film here)). Adapteo Group has a building portfolio of 1.4 million square meters and operates in Sweden, Finland, Norway, Denmark, Germany, Belgium, the Netherlands and Lithuania. We currently number about 500+ employees with head offices in Stockholm, Sweden and Vantaa, Finland. A majority of our revenues is generated by rental contracts from the public sector. Adapteo Group´s core values provide a foundation for our business and our culture. Whether employee, customer or stakeholder, your experience of Adapteo Group should be of a company that is Proactive , Collaborative and Committed.   What we offer In this role, you will have the opportunity to be part of our journey to build adaptable communities and shape the world in a sustainable way. By working closely with the CEO and management, you will be at the forefront of this journey in an organization that dares to think differently and challenge the norm. At Adapteo Group, we always strive to develop our employees in the best possible way! Our promise to you is to provide opportunities for development in various ways. What we want in return is your commitment, proactivity, and collaboration. If you want to know more: Career - Adapteo   Sounds like a role for you? In this recruitment, Adapteo Group is collaborating with OnePartnerGroup Stockholm. The position is full-time with a start date to be agreed upon, and your workplace will be at Gårdsvägen 14 in Solna. In this role, you are expected to be in the office four days a week. If you have any questions about the position or wonder about the process ahead, please feel free to contact the responsible recruitment consultants Christina Stenbeck at [email protected] or Emelina Sjösten at [email protected] Don't hesitate to submit your application as we review applications continuously, and the position may be filled before the final application deadline. We do not accept applications via email. If you proceed in the process, you will be asked to complete two work psychological tests to make the best match of candidates.

Do you have experience working as CEO assistant? Do you speak any of following languages: Chinese, Thai or Vietnamese? Are you interested in Asian food? Search no more, you have come to the right place! You should be accurate, reliable and enjoy a fast-paced environment. The job consists of: registering incoming sales orders, make/register purchasing orders, and other tasks with assisting our CEO. We are a fast growing and family owned company that specialises in import and distribution of Asian food. We value more a good attitude than formal educational background. Its important you have experience in working as team player. Brinner du för asiatisk mat? Då får du möjlighet att jobba som VD assistent på ett företag som säljer östasiatiska varor. Vi söker nu efter en driven, energisk och självständig person. Du ska ha erfarenhet inom administration och kunna ett östasiatiskt språk. En stor del av våra kunder är vietnamesiska/thailändska matbutiker och restauranger. Vi är ett familjeägt grossist företag inom asiatisk livsmedel med inriktning på högkvalitativa och autentiska produkter. Vi värderar om du har erfarenhet som teamarbetare.

Landskrona är på frammarsch på många plan. Nya områden med havsnära boende växer fram och allt fler företag väljer att etablera sig just här. Läget mitt i Öresundsregionen med närhet till bad och stad, natur och kultur lockar allt fler till inflyttning, etablering och besök. I Landskrona stad med drygt 3300 medarbetare arbetar vi efter vår värdegrund BRA, där B står för bemötande, R för resultat och A för ansvar. Vår värdegrund ska genomsyra all vår verksamhet och vi ska vara en arbetsplats där du känner arbetsglädje och stolthet. Här finns utrymme för dig med mod och handlingskraft och du får möjlighet att utvecklas. Vill du vara med och påverka utvecklingen i en av Skånes mest spännande städer? Välkommen med din ansökan! ARBETSUPPGIFTER Om tjänsten Omsorgsförvaltningens nuvarande nämndsekreterare kommer att gå i pension och vi söker därför dennes efterträdare. I rollen som nämndsekreterare kommer du att ha ett nära samarbete med förvaltningschef, övergripande förvaltnings- och bolagsledning, tjänstemän, handläggare och politiker. Från och med hösten 2024 kommer vård och omsorg att utföras av ett kommunalt bolag Landskrona Omsorg AB. Du kommer få möjlighet att vara med från början och bygga upp den administrativa delen av denna hantering. Nämndsekreteraruppdraget kommer i samband med övergång till bolag även att omfatta rollen som sekreterare i bolagets styrelse. I dessa roller blir du en nyckelperson i att stödja och underlätta arbetet dels för omsorgsförvaltningen, dels för det kommunala vård och omsorgsbolaget Landskrona Omsorg AB. Du spelar en avgörande roll i att se till att beslutsprocesserna följer lagar och regler, samtidigt som du säkerställer att ärenden hanteras på ett effektivt och korrekt sätt och i enlighet med stadens hantering. Som nämndsekreterare kommer du att ha en mångsidig roll och förväntas ha lätt för samarbete och ge hög service både mot politik, ledning och övriga tjänstemän. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att: - tillsammans med förvaltningschef/ordförande samt VD/styrelseordförande planera nämndens och bolagets arbete och bereda ärenden inför beslut. - stötta handläggare i arbetet med att ta fram beslutsunderlag. - vara sekreterare vid arbetsutskott, omsorgsnämnd samt styrelsemöten i Landskrona Omsorg AB - hantera post, diarieföring och arkivering - hantera och lämna ut allmänna handlingar - säkerställa en rättssäker ärende- och dokumentationshantering i förvaltning och bolag - vid behov självständigt handlägga ärenden och uppdrag både för förvaltning och bolag - vara drivande av effektivisering av nämndadministrationen - ta initiativ, driva och medverka i utveckling av processer, system och rutiner kring ärendeprocessen, nämndarbetet, samt även annat som av vikt för förvaltning och bolag - hantera informationssäkerhetsfrågor både i förvaltning och bolag inklusive GDPR KVALIFIKATIONER Kvalifikationer - Krav Vi söker dig som har högskoleexamen inom juridik, statsvetenskap eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som relevant. Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter samt erfarenhet av utredningsarbete i en politiskt styrd organisation. Det är viktigt att du kan strukturera ditt arbete och arbeta självständigt, men du behöver också ha mycket god samarbetsförmåga och vara serviceinriktad. Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet. ÖVRIGT Arbetsgivarinformation: landskrona.se/jobbailandskronastad För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Landskrona stad använder vi rekryteringsverktyget Visma Recruit. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via Visma Recruit genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du till Visma Recruit 0771-10 10 29. En ansökan till Landskrona stad är en allmän handling och dina personuppgifter hanteras enligt GDPR. Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling samt annonserings- och rekryteringshjälp.

Executive & Project assistenten ansvarar för att stödja VD Nordics. Som medlem av Nordics Team och Executive Team kommer EA att säkerställa att VD Nordics kan utföra sina uppgifter sömlöst genom att säkerställa att resor, kalender och utgifter hanteras effektivt. Bistå ledningsgruppen i administrativa funktioner vid behov. EA kommer också att fungera som en viktig bidragsgivare till Nordics Team genom förvaltningen av projekt som tilldelats EA. SPECIELLA VILLKOR Eftersom flygsektorn är mycket reglerad är säkerhet och efterlevnad högsta prioritet. Avincis är också engagerad i de högsta standarderna för affärsetik med integritet med förtroende som centrala värderingar i organisationen. EA kommer att behöva ha förmågan att utveckla starka relationer med både interna och externa intressenter, samtidigt som den också bestämt hanterar sekretessaspekten som är ett starkt inslag i rollen och det nordiska teamet. HUVUDANSVAR Hantera resor, kalender & kommunikation för VD Nordics, samt utgifter Eventplanering för tillställningar, teamsmöten eller event Hantera budgeten för de projekt som tilldelats rollen Ett pålitligt och förtroendeingivande stöd för VD Nordics Projektadministration KÄRNKOMPETENSER Flytande engelska och svenska Exceptionell förståelse för rollens sekretesskrav Hög personlig integritet och en stark moralisk kompass Stark förmåga att påverka och kommunicera, kunna diplomatiskt hantera svåra situationer Inkluderande och samarbetsvillig, kan nätverka i olika situationer Exceptionell läskunnighet och tillämpningsfärdigheter, särskilt MS Word, Excel och Powerpoint Ett praktiskt tillvägagångssätt för att leverera resultat OBLIGATORISKA KVALIFIKATIONER Genomförd gymnasieutbildning Erfarenhet av liknade anställning Erfarenhet av event- och konferensplanering

Vill du vara med och förbättra vardagen för barn och unga med celiaki? Vill du jobba med verksamhetsledning i en spännande barn- och ungdomsorganisation? Är du en driven och ansvarstagande person med erfarenhet av ideella sektorn? Sök då tjänsten som generalsekreterare hos oss på Svenska Celiakiungdomsförbundet! Om SCUF Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF, arbetar för barn och unga med celiaki (glutenintolerans). Vi vill att barn och unga ska kunna känna sig obehindrade och inte uppleva utanförskap på grund av sin celiaki. SCUF ser till att barn och unga har en röst som tas på allvar i frågor kring celiaki. För att påverka sprider vi kunskap och lyfter erfarenheter och positiva exempel som inspirerar till ett mer tillgängligt samhälle. Vi skapar mötesplatser och erbjuder nationella läger och sammankomster. SCUF är ett ideellt förbund med medlemmar i åldern 0-29 år. Vi har ett flertal medlems-föreningar runtom i Sverige samt en förbundsstyrelse och ett kansli. Vi samarbetar både med andra ungdomsförbund och relevanta organisationer. Om tjänsten Generalsekreteraren har det övergripande ansvaret för hela SCUF:s operativa och verkställande verksamhet. Detta inkluderar verksamhetsplanering, ledning, utveckling och personalansvar. Generalsekreteraren har också det övergripande ansvaret för ekonomin bland annat budget och finansiering. Exempel på arbetsuppgifter · Ansvar för koordinering och implementering av SCUF:s fastställda verksamhetsplaner samt övriga verksamhetsdirektiv från förbundsstyrelsen · Ta fram förslag på budget och ansvara för budgetuppföljning · Övergripande ansvar för SCUF:s kort- och långsiktiga finansiering, inkl. att ansöka om och redovisa statsbidrag samt enskilda projektbidrag · Löpande ekonomiadministration vilket inkluderar kundfakturerings-, bokförings-, löne- och arvodesunderlag samt utbetalning av fakturor och löner. · Tillsammans med övriga anställda och förbundsstyrelsen utveckla verksamheten · Kontinuerlig arbetsledning av övriga anställda samt ansvar för utvecklingssamtal och lönesamtal · Vid behov rekrytering av personal – annonsering, intervjuer, kontrakt och introduktion · Representera SCUF i externa sammanhang såsom möten, mässor eller medlemsträffar. För att passa till tjänsten bör du: · Ha ett genuint intresse för ledarskap · Ha en drivkraft i att skapa engagemang · Vara självgående och strukturerad · Vara lyhörd och kommunikativ · Ha erfarenhet av, eller kunskap om ekonomiskadministration och styrning · Ha erfarenhet av, eller kunskap om, analytiskt och strukturerat arbete utifrån verksamhetsplaner och strategiska mål Det är meriterande om du: · Har en relevant eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, ledarskap, organisationsutveckling eller personalvetenskap. · Har erfarenhet från ideell sektor och barn- och ungdomsorganisationer · Har erfarenhet av, eller kunskap om celiaki · Har erfarenhet av arbetsledning, antingen ideellt eller som anställd. Övrigt Det är viktigt att du har ett starkt driv och engagemang för barn och ungas rättigheter. Eftersom SCUF är en ungdomsorganisation och tjänsten främst innehåller arbete inriktat mot barn och unga, ser vi gärna att du som söker själv är eller identifierar dig som ung och kanske i början av din karriär. Villkor och förutsättningar Tjänsten är 100% med 37,5 h arbetsvecka och 30 dagars semester, tjänstgöring kan förekomma på obekväma arbetstider såsom helg- och kvällstid utifrån verksamhetens karaktär och när våra ideella ledare och förtroendevalda är tillgängliga. Tjänsten är en tillsvidareanställning med provanställning om 6 månader. SCUF:s omfattas av kollektivavtal mellan Fremia och Unionen. Vi erbjuder friskvårdsbidrag om 3 500kr/år och en friskvårdstimme i veckan. Tjänsten utgår från SCUF:s kansli i Stockholm med möjlighet till visst distansarbete. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Tillträde enligt överenskommelse men gärna i början av juni månad. Utdrag ur belastningsregistret krävs innan tillträde. Ansökan Skicka in ansökan (personligt brev och CV) till [email protected] senast 19 maj 23:59. Märk mailet med ”Generalsekreterare”. Ansökningar hanteras löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningsperiodens slut. Frågor? Maila [email protected]

Your Dual Role: In this pivotal role, you will navigate the domains of human resources management and executive support, providing a distinctive chance to impact our company's culture and the executive decision-making framework. This position is specifically designed for a nimble and robust professional who excels in the dynamic atmosphere of a company environment and possesses a fervent commitment to developing foundational systems and processes. HR Leadership Responsibilities: HR Support: Your role will involve significant HR responsibilities, including coordinating recruitment efforts, facilitating new hire orientations, and managing employee records. Ensuring that HR policies are clearly communicated and adhered to within the company will be a key part of your duties. Employee Well-being Oversight: You will play a pivotal role in monitoring and enhancing employee satisfaction and well-being. This may involve organizing team-building activities, wellness programs, and addressing any concerns related to the workplace environment. Internal Communication: Acting as a liaison between the executive team and other departments, you will ensure clear and effective communication within the company. This may include drafting and disseminating internal memos or updates on behalf of the executive team. Strategic HR Planning: Develop and implement HR strategies that align with our company vision, driving organizational growth and fostering a culture of innovation and excellence. Talent Acquisition and Development: Lead the charge in attracting, developing, and retaining top talent, ensuring our team is poised to meet the evolving challenges of the aviation IT landscape. Executive Support Duties: Project Assistance: Your responsibilities will also include providing assistance or overseeing specific projects, particularly those that are administrative or organizational in nature, to support the company's goals. Ensuring that these projects meet their deadlines and objectives will be crucial. Efficient Meeting Coordination: Organize and document executive meetings with precision, ensuring that strategic decisions are effectively translated into actionable plans. Seamless Internal Communication: Act as a vital link between the leadership team and the rest of the organization, facilitating clear and effective communication channels. Contract and Document Management: You will review and manage contracts and other important documents, ensuring that they are properly organized, filed, and accessible for review by the executive team or relevant parties as needed. Stakeholder Engagement: Engaging with key stakeholders, such as investors, clients, and partners, will be part of your role. Ensuring their inquiries and concerns are addressed promptly and professionally is essential for maintaining strong relationships. Confidentiality and Discretion: Handling sensitive information with the utmost confidentiality and discretion is critical, especially given the highly regulated nature of the aviation industry. Your ability to maintain confidentiality will be of paramount importance. Why You Could Be the Ideal Candidate: Your unique blend of HR expertise and executive support skills, combined with your adaptability and pioneering spirit, makes you the perfect fit for our company. You are not just looking for a job; you are seeking to make a mark in an emerging field, ready to tackle the challenges and seize the opportunities that come with a rapidly growing company. Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Senior HR Manager & Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.

Vi söker en serviceinriktad och engagerad GD-assistent för att stödja vår Generaldirektör. Om du är en ambitiös person med god förmåga att organisera och hantera olika frågor i stort och smått i en föränderlig vardag så kan du vara den vi söker.   SMHI är en svensk expertmyndighet med globalt perspektiv och en livsviktig uppgift i att beräkna förändringar i väder, vatten och klimat. Med vetenskaplig grund och genom kunskap, forskning och tjänster bidrar vi till att öka hela samhällets hållbarhet. Varje dag, dygnet runt, året om. SMHI strävar efter att ta fram kunskap och beslutsunderlag med målsättningen att ge största möjliga samhällsnytta. Våra målgrupper spänner över ett brett register, allt från allmänhet, samhällsplanerare, till beslutsfattare inom en mängd organisationer. Om tjänsten Som GD-assistent hanterar och planerar du Generaldirektörens schema och kalender. Du koordinerar och förbereder material inför möten, presentationer och resor. Du skriver protokoll och sköter korrespondens, administration, rapportering och dokumenthantering. Tillsammans med SMHIs ledningskoordinator är du en värdefull länk mellan ledning och andra avdelningar. I tjänsten kan även ingå visst administrativt stöd till andra avdelningar.   Din profil Du förväntas att vara proaktiv och ligga steget före för att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta GDs dagliga arbete. Då du kan komma att hantera känslig och sekretessbelagd information är hög integritet och professionalitet ett krav. Vi söker dig som har • Tidigare erfarenhet av administrativt arbete, helst som assistent åt högre ledning • Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet och kan snabbt sätta dig in i och förstå nya system. • Utbildning inom administration eller annat relaterat område på lägst gymnasienivå Sist men inte minst kommunicerar du mycket väl på både svenska och engelska i tal och i skrift. Du förstår med enkelhet mer komplexa språkliga underlag. Statlig erfarenhet är ett plus. Du behöver en god organisatorisk förmåga att kunna planera och prioritera flera olika uppgifter och skapa struktur för att säkerställa att deadlines, möten och andra åtaganden hanteras effektivt. Som GD assistent kan arbetet vara varierande och ibland oväntat. Du behöver därför vara flexibel och kunna anpassa dig till förändrade omständigheter och hantera oväntade situationer med lugn och beslutsamhet. Du är serviceinriktad, lojal och lyhörd för olika behov och kan också arbeta självständigt och ta initiativ när så behövs. Anställningsform: Tillsvidare Placeringsort: Norrköping Sista ansökningsdag: 2024-05-22    Anställningen kan komma att innebära placering i säkerhetsklass. Svenskt medborgarskap och en godkänd säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) är i så fall förutsättningar för anställning. SMHI är en svensk expertmyndighet med globalt perspektiv och en livsviktig uppgift i att förutse förändringar i väder, vatten och klimat. Med vetenskaplig grund och genom kunskap, forskning och tjänster bidrar vi till att öka hela samhällets hållbarhet. Varje dag, dygnet runt, året om. SMHI är en beredskapsmyndighet och som anställd kan du komma att krigsplaceras vid myndigheten. Tänk på att de handlingar och uppgifter du skickar till SMHI genom din ansökan blir en allmän handling. Detta betyder att allt material i ansökan, inklusive bilagor, kan behöva lämnas ut till den som begär det om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Tänk på att i första hand skriva det som du bedömer är relevant i förhållande till kraven på tjänsten. Tänk på din integritet och undvik att lämna information som innehåller känsliga personuppgifter, uppgifter om din eller närståendes hälsa, politiska åsikter eller religiös övertygelse.

Your Dual Role: In this pivotal role, you will navigate the domains of human resources management and executive support, providing a distinctive chance to impact our company's culture and the executive decision-making framework. This position is specifically designed for a nimble and robust professional who excels in the dynamic atmosphere of a company environment and possesses a fervent commitment to developing foundational systems and processes. HR Leadership Responsibilities: HR Support: Your role will involve significant HR responsibilities, including coordinating recruitment efforts, facilitating new hire orientations, and managing employee records. Ensuring that HR policies are clearly communicated and adhered to within the company will be a key part of your duties. Employee Well-being Oversight: You will play a pivotal role in monitoring and enhancing employee satisfaction and well-being. This may involve organizing team-building activities, wellness programs, and addressing any concerns related to the workplace environment. Internal Communication: Acting as a liaison between the executive team and other departments, you will ensure clear and effective communication within the company. This may include drafting and disseminating internal memos or updates on behalf of the executive team. Strategic HR Planning: Develop and implement HR strategies that align with our company vision, driving organizational growth and fostering a culture of innovation and excellence. Talent Acquisition and Development: Lead the charge in attracting, developing, and retaining top talent, ensuring our team is poised to meet the evolving challenges of the aviation IT landscape. Executive Support Duties: Project Assistance: Your responsibilities will also include providing assistance or overseeing specific projects, particularly those that are administrative or organizational in nature, to support the company's goals. Ensuring that these projects meet their deadlines and objectives will be crucial. Efficient Meeting Coordination: Organize and document executive meetings with precision, ensuring that strategic decisions are effectively translated into actionable plans. Seamless Internal Communication: Act as a vital link between the leadership team and the rest of the organization, facilitating clear and effective communication channels. Contract and Document Management: You will review and manage contracts and other important documents, ensuring that they are properly organized, filed, and accessible for review by the executive team or relevant parties as needed. Stakeholder Engagement: Engaging with key stakeholders, such as investors, clients, and partners, will be part of your role. Ensuring their inquiries and concerns are addressed promptly and professionally is essential for maintaining strong relationships. Confidentiality and Discretion: Handling sensitive information with the utmost confidentiality and discretion is critical, especially given the highly regulated nature of the aviation industry. Your ability to maintain confidentiality will be of paramount importance. Why You Could Be the Ideal Candidate: Your unique blend of HR expertise and executive support skills, combined with your adaptability and pioneering spirit, makes you the perfect fit for our company. You are not just looking for a job; you are seeking to make a mark in an emerging field, ready to tackle the challenges and seize the opportunities that come with a rapidly growing company. Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Senior HR Manager & Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.

Har du flera års erfarenhet som Executive Assistant och är nyfiken på nya utmaningar? Här finns en unik chans att få arbeta i en spännande och verksamhetsnära roll på Upsales! Arbetsuppgifter Som Executive Assistant ger du stöd på toppnivå till vår VD men också tillhörande ledningsgrupp. Upsales är ett entreprenöriellt och lönsamt företag med riktigt höga ambitioner. Vi utvecklar en egen mjukvara för sälj, marknad och analys som hjälper kunder att öka sin försäljning. Vi ser gärna att du trivs med att jobba i ett högt tempo och förändringstakt samt med en hög arbetsmoral. Vi har roligt på jobbet och behöver ytterligare en lagspelare med ett positivt förhållningssätt. I rollen som Executive Assistant kommer du att delta och bidra i allt som sker i vår VD:s vardag. Du ansvarar för att din VD:s och övriga ledningsgruppens dagar flyter på och bidrar till att de kan prestera på topp. Vanligt förekommande uppgifter är: • Mail- och kalenderhantering samt möteskoordinering • Planera och förbereda möten samt föra anteckningar i olika mötesforum • Administrativa uppgifter så som resebokningar, kvittoregistrering och andra ad hoc-uppgifter • Administration av ekonomiska uppgifter • Stötta i kommunikation med både interna och externa parter Kvalifikationer På Upsales arbetar vi i högt tempo och du behöver tycka att förändring är roligt. Du samarbetar med många olika kollegor och det är viktigt att du är social och har hög kommunikativ förmåga. Du är skicklig på att prioritera och strukturera arbetsuppgifter samt med kort varsel klarar av att omprioritera. Du förväntas kunna ta egna initiativ och ser behov före alla andra. I den här rollen är det viktigt att ha hög integritet, vara service minded och vara bekväm med att arbeta självständigt. Du som ser möjligheter och lösningar istället för problem kommer att trivas hos oss. Till denna position krävs minst fem års erfarenhet i en liknande roll som Executive Assistant, där du supporterat VD samt ledningsgrupp. Idealiskt har du tidigare erfarenhet av att arbeta nära en entreprenör. Du talar obehindrat på både svenska och engelska Utöver detta är det meriterande om du har: • Goda kunskaper i Google Suite, Zoom och ekonomi • Meriterande om du jobbat i ett mindre bolag, gärna startup bolag Detta är en tillsvidare tjänst med inledande provanställning, vi önskar start så snart som möjligt men det viktigaste är att vi hittar rätt kandidat. I denna rekrytering samarbetar vi med Jurek. Har du frågor om rollen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Evelina Thimper på [email protected] Varför du ska välja Upsales, våra highlights: • Stark tillväxt utan extern finansiering, utan lån och fortsatt majoritetsägd av ledningsgruppen • Vi är ett lönsamt och skuldfritt bolag med lång historik av tillväxt – detta sätter tonen för vår kultur och våra kärnvärden • 1 % for the planet - varje år donerar Upsales 1 % av våra årliga intäkter till Solvatten och One Tree Planted Om Upsales Upsales grundades 2003 med målet att hjälpa snabbväxande B2B-företag att vinna fler affärer och öka försäljningen. Vi är ett renodlat Software-as-a-Service företag med ett tydligt tillväxtfokus. Idag arbetar vi med kunder i Sverige och Europa, alltifrån start-ups till stora globala säljteam med hundratals säljare, som alla delar vår övertygelse att försäljning är den viktigaste delen för företag som har en ambition att växa. Vår företagskultur genomsyras av en vilja att leverera i världsklass - vi hatar prestige och älskar att få saker att hända. Vi vill attrahera stjärnor som får utrymmet att växa, utmanas och bli bättre varje dag med personligt ansvar. Vi investerar mycket tid och pengar i utbildning, personlig utveckling och coaching för att ta bolaget till nya nivåer varje dag. Vi är ett team om 65 personer på våra kontor i Stockholm, Linköping och Skopje.

Om tjänsten Vi på Wrknest söker en driven och organiserad koordinator som trivs i en roll där de får planera, strukturera och effektivisera våra dagliga rutiner. I denna centrala roll kommer du att vara en ovärderlig resurs för vårt team genom att hantera kalendrar, e-post, möten och resor, samtidigt som du säkerställer att vårt kontor är en välkomnande och trevlig plats för alla. Dina framtida arbetsuppgifter Du kommer att spela en avgörande roll i att hålla vårt team organiserat och fokuserat på våra mål. Dina arbetsuppgifter inkluderar: Hantera och underhålla kalendrar och e-post, optimera tid genom proaktiv planering. Förbereda möten, dagordningar, hålla protokoll och följa upp åtgärdspunkter. Organisera externa och interna möten samt evenemang. Äga och utveckla den årliga mötesstrukturen. Boka affärsresearrangemang, inklusive flyg, transport och logi. Stödja chefen med vissa personliga behov. Vi söker dig som är en mästare på att organisera och prioritera i en snabbföränderlig miljö. Du har tidigare erfarenhet av liknande administrativa roller och är van vid att hantera olika uppgifter samtidigt. Kunskaper inom ekonomi och erfarenhet av att hantera kommunikationskanaler är meriterande. Som person är du proaktiv, har ett öga för detaljer och är utmärkt på att kommunicera med olika intressenter på alla nivåer. Att kunna anpassa sig snabbt och hantera förändringar med ett leende är egenskaper som värderas högt. Övrig information Start: 2024-06-17 Plats: Stockholm, med möjlighet till flexibelt arbete. Omfattning: Heltid. Uppdraget sträcker sig från 2024-06-17 till 2025-06-17. Om kunden Vår kund är ett framstående företag som ständigt strävar efter att förbättra och effektivisera sina interna processer. De värdesätter samarbete och öppenhet och ser sina anställda som sin största tillgång. I denna roll får du möjlighet att arbeta nära ledningen och bidra till företagets framgång. Om Wrknest På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på. Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu. Läs mer på www.wrknest.se.